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La importancia de la gestión de documentos para su negocio

24/05/2016

La información es clave en su negocio. Forma la base para tomar decisiones. Y en las empresas hoy en día circula una cantidad elevada de documentos e información. Es importante saber dónde se encuentra esta información, quién lo puede ver/editar y cómo se procesa.

Dado la importancia de este tema, diferentes empresas de investigación han hecho estudios sobre el impacto del uso de papel en la oficina. Los resultados muestran unas estadísticas sorprendentes e interesantes que hay que tener en cuenta si desea mejorar su negocio:

  • El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.
  • El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
  • Los empleados de las oficinas utilizan hasta 8 horas de su jornada semanal en la búsqueda de documentos.
  • Los documentos son copiado hasta 19 veces por media.
  • El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.
  • El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.
  • El 3% de los documentos están mal archivados.
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Estos datos muestran la importancia de una gestión eficaz, inteligente y rápida de la información y documentación en su empresa, con el fin de evitar dichos problemas. Una gestión ineficaz representa una pérdida de dinero y tiempo de la empresa. Y esa es la razón por lo cual las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones. Cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente aporta varias ventajas. ¿Qué problemas puede haber en la gestión documental actual? 

  • Guardar su documentación en carpetas y armarios representa una pérdida de tiempo y espacio.
  • No toda su información está disponible en cualquier momento desde cualquier dispositivo para que pueda tomar decisiones rápidas.
  • La estructura de árbol de carpetas en red nos permite navegar, pero fallan los métodos de compartición y colaboración.
  • Duplicidad de almacenamiento de documentación en sistemas de correo electrónico,
  • La información confidencial posiblemente no esté en un lugar seguro.
  • Los empleados de las oficinas utilizan gasta ocho horas de su jornada semanal en la búsqueda de documentos.

¿Reconoce algunos de estos problemas? Gracias a las soluciones de gestión documental de Canon, las empresas pueden contar con una herramienta potente para almacenar, gestionar y procesar su documentación de manera segura, reduciendo el procesamiento manual y permitiendo una recuperación de documentos instantánea desde cualquier lugar. Las ventajas:

  • Mejora de la productividad.
  • Reducción de los costes operativos relacionados con la documentación.
  • Acceso seguro en tiempo real a la información de la empresa.
  • Mejora de la gestión de los procesos de negocio.
  • Tiempos de respuesta más rápidos.
  • Mejor servicio al cliente.

En Canon, ofrecemos gestión documental en la nube (Therefore Online). Una solución fácil de implementar, fácil de usar y completa para solucionar sus problemas. Esto supone las siguientes ventajas:

  • Pagos mensuales bajos.
  • Licencias de usuario flexibles.
  • Soporte completo y acceso a la última versión.
  • Un host seguro (servidor principal y servidor back-up).
  • Implementación rápida y fácil configuración.
  • Acceso a través de la aplicación móvil y cliente web.

Información es clave. Sus empleados necesitan acceder a información en el trabajo. Importarla e integrarla. Compartirla y compararla. Almacenarla y recuperarla. Distribuirla e imprimirla. La necesitan en formato electrónico y lo antes posible. Asegúrese de tener su documentación gestionada de manera eficaz. Le ayudamos.
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