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Gestión documental en la nube
Los empleados de las oficinas utilizan hasta 8 horas de su jornada semanal en la búsqueda de documentos, lo cual representa una pérdida de dinero y tiempo para la empresa. No es buena para la productividad si no se puede encontrar información, pero es aún peor si no tienes un rápido acceso a documentos importantes para el negocio. Canon te ofrece una solución; el software de gestión documental Therefore.

¿Qué es la Gestión Documental?

Es aquel proceso en el cual recolectamos, almacenamos, procesamos y compartimos los documentos de la empresa. Se hace según nuestros propios criterios, clasificamos y guardamos los documentos de una manera lógica y personalizada. Posteriormente al almacenamiento, podemos recuperarlos en caso de necesidad de consulta o modificación de los mismos.

¿Dónde almacenan los documentos sus empleados y cómo hacen para buscarlos?

  • Todos estamos familiarizados con la estructura en carpetas; una estructura lógica y bastante buena pero que varía de persona a persona dependiendo de sus preferencias.
  • Además tenemos el buzón de correo, también con una estructura personalizada
  • También están los armarios de archivo. Su estructura puede variar también en función de los empleados o departamentos que los usan.

Muchas veces todo esto ocurre a la vez, en cada caso almacenando una parte de la información – que puede o no estar actualizada. El resultado es una situación insegura, documentos con tendencia a perderse, accesos no autorizados, robo o eliminación.

El problema viene por dos frentes:

  • Primero, la estructura en árbol. Aunque sea una forma clara y lógica de guardar documentos, cada estructura es diferente porque las personas tienen distintos criterios o formas de pensar.
  • En segundo lugar, se duplican documentos para tener una copia en cada estructura de almacenamiento, ya sea su correo electrónico, disco duro, carpetas de red o memoria USB; entonces es difícil saber qué versión es la última.

La solución es eliminar esta estructura jerárquica y en su lugar sólo preguntamos 2 cosas:

  • ¿Qué clase de documento es?
  • y ¿Qué etiquetas le pondría al documento para identificarlo?

Por ejemplo, si quiere almacenar un contrato, puede etiquetarlo directamente desde la pantalla táctil del dispositivo multifunción; y por tanto indexarlo antes de almacenarlo en el sistema de gestión documental Therefore. Igualmente, el etiquetado de los documentos se puede hacer desde cualquier PC.

Las etiquetas reemplazan de manera efectiva la estructura jerárquica y al estar almacenado centralizadamente, cualquier persona con permisos de acceso puede recuperar el documento evitando tener que duplicarlo. Ahora tiene un único lugar para almacenar, buscar, distribuir y asegurar la documentación.

Ésta es en esencia la belleza de un Sistema de Gestión Documental, que además ofrece:

  • Flujos de trabajo con documentos
  • Archivo del correo electrónico
  • Escaneo por lotes
  • Seguridad documental
  • Captura automática de la salida de sistemas de información
  • Almacenamiento en previsión de desastres en medios seguros.

¿Por qué debo elegir Therefore™?

Las personas necesitan acceder a información en el trabajo. Importarla e integrarla. Compartirla y compararla. Almacenarla y recuperarla. Distribuirla e imprimirla. La necesitan en formato electrónico y lo antes posible. Con las soluciones de documentos Therefore™, los usuarios podrán procesar la información de un modo eficaz, asequible y seguro en todo su departamento u organización. De este modo, podrán acceder y utilizar toda la información necesaria para ayudar a cumplir los objetivos de la empresa.

Eficiencia

Se acabaron las pilas de documentos desordenados. Se acabó la pérdida de información o el uso de información errónea. Se acabó el envío de información a los destinatarios equivocados. Con un flujo de documentos rápido a la par que eficaz, su negocio será mucho más productivo y, además, mejorará el servicio al cliente

Rentabilidad

Al conectar a las personas con la información que necesitan, las soluciones de documentos Therefore™ pueden acelerar los ciclos empresariales y rentabilizar la inversión rápidamente. Asimismo, pueden ampliarse a medida que crezca el negocio, lo que evita el uso de costosos sistemas de sustitución. Al procesar un mayor número de documentos de forma electrónica, se ahorra en costes de impresión. Un mayor nivel de eficiencia permite reasignar los recursos: de la realización de tareas administrativas a actividades centrales del negocio.

Seguridad

En el mundo actual, es muy importante utilizar la información de forma segura, ya que los fraudes son cada vez más habituales. Con las soluciones de documentos Therefore™ podrá cumplir con todas las normativas legales e industriales, a la vez que se protegen los datos al limitar el acceso a usuarios autorizados. De este modo, podrá distribuir los datos libremente por toda la organización, ya que estarán completamente protegidos.