Es aquel proceso en el cual recolectamos, almacenamos, procesamos y compartimos los documentos de la empresa. Se hace según nuestros propios criterios, clasificamos y guardamos los documentos de una manera lógica y personalizada. Posteriormente al almacenamiento, podemos recuperarlos en caso de necesidad de consulta o modificación de los mismos.
Muchas veces todo esto ocurre a la vez, en cada caso almacenando una parte de la información – que puede o no estar actualizada. El resultado es una situación insegura, documentos con tendencia a perderse, accesos no autorizados, robo o eliminación.
Por ejemplo, si quiere almacenar un contrato, puede etiquetarlo directamente desde la pantalla táctil del dispositivo multifunción; y por tanto indexarlo antes de almacenarlo en el sistema de gestión documental Therefore. Igualmente, el etiquetado de los documentos se puede hacer desde cualquier PC.
Las etiquetas reemplazan de manera efectiva la estructura jerárquica y al estar almacenado centralizadamente, cualquier persona con permisos de acceso puede recuperar el documento evitando tener que duplicarlo. Ahora tiene un único lugar para almacenar, buscar, distribuir y asegurar la documentación.
Las personas necesitan acceder a información en el trabajo. Importarla e integrarla. Compartirla y compararla. Almacenarla y recuperarla. Distribuirla e imprimirla. La necesitan en formato electrónico y lo antes posible. Con las soluciones de documentos Therefore™, los usuarios podrán procesar la información de un modo eficaz, asequible y seguro en todo su departamento u organización. De este modo, podrán acceder y utilizar toda la información necesaria para ayudar a cumplir los objetivos de la empresa.
Eficiencia
Con Therefore Software se acabaron las pilas de documentos desordenados. Se acabó la pérdida de información o el uso de información errónea. Se acabó el envío de información a los destinatarios equivocados. Con un flujo de documentos rápido a la par que eficaz, su negocio será mucho más productivo y, además, mejorará el servicio al cliente
Rentabilidad
Al conectar a las personas con la información que necesitan, las soluciones de documentos Therefore™ pueden acelerar los ciclos empresariales y rentabilizar la inversión rápidamente. Asimismo, pueden ampliarse a medida que crezca el negocio, lo que evita el uso de costosos sistemas de sustitución. Al procesar un mayor número de documentos de forma electrónica, se ahorra en costes de impresión. Un mayor nivel de eficiencia permite reasignar los recursos: de la realización de tareas administrativas a actividades centrales del negocio.
Seguridad
En el mundo actual, y contemplando el modelo de teletrabajo del futuro, es muy importante utilizar la información de forma segura, ya que los fraudes son cada vez más habituales. Con las soluciones de documentos del software Therefore™ podrá cumplir con todas las normativas legales e industriales, a la vez que se protegen los datos al limitar el acceso a usuarios autorizados. De este modo, podrá distribuir los datos libremente por toda la organización, ya que estarán completamente protegidos.
¿Quieres mejorar la productividad de tu empresa? ¿Necesitas procesar la información y los datos de una manera más segura y eficaz? En Canon Barcelona 22@ te aconsejamos sobre el sistema de gestión documental que necesitas. Podemos resolver todas tus dudas acerca de Therefore Software y explicarte detalladamente las ventajas que la gestión documental puede aportar a tu empresa. Ponte en contacto con nosotros y te informaremos sin compromiso.
