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Procesar y gestionar documentos

= la clave para ahorrar tiempo

Este dato lo dice todo: "Los empleados de las oficinas utilizan hasta ocho horas de su jornada semanal en la búsqueda de documentos, lo cual representa una pérdida de dinero y tiempo para la empresa."

Tu empresa recibe diariamente documentos de una variedad de canales y en múltiples formatos. Estos documentos son importantes y hasta pueden tener información crucial para tu empresa. Por tanto, es vital que se procesen y gestionen de forma correcta, para tener así más éxito empresarial.

A continuación te presentamos unos retos relacionados con la gestión y el procesamiento de documentos, que puedan tener las empresas, varias soluciones que convierten estos retos en soluciones y sus ventajas: 

Retos de las empresas

  • Procesar documentos cuesta mucho tiempo/dinero.
  • Es difícil tener un control completo sobre los gastos de impresión y manipulado de documentos 
  • Es complicado extraer información de los documentos de forma automática.
  • Los documentos ocupan mucha memoria.
  • Es laborioso digitalizar un historial de documentos.
  • Integrar nuevo software en sistemas actuales es complicado.
  • Documentos mal archivados no se pueden encontrar, por falta de indexación/OCR.
  • Hay varias versiones de un mismo documento sin control.
  • Al procesar documentos manualmente, se cometen errores.
  • Documentos físicos y armarios ocupan mucho espacio.
  • Perder facturas o no saber dónde están, es fatal para la productividad.
  • Es complicado seguir la GDPR y las normas de seguridad.
  • Garantizar que los documentos son compatibles con las tecnologías del futuro.
  • La imposibilidad de acceder a distancia a los documentos archivados.

Soluciones

  • La gestión documental.
  • La gestión de impresión.
  • Soluciones de escaneo avanzado.
  • Hipercompresión y edición fácil de documentos.
  • Software de procesamiento rápido de facturas y albaranes.
  • Automatización de conversión de ficheros.
  • Solución de extracción automática de datos.

Ventajas

  • Productividad.
  • Ahorro de tiempo.
  • Ahorro de gastos.
  • Liberar espacio físico.
  • Evitar errores manuales.
  • Procesos fáciles = trabajadores más contentos.
  • Seguridad de documentos e información.
  • Cumplir con la legislación.


Para cualquier consulta o duda que tengas relacionada con los documentos y los procesos de tu empresa, puedes ponerte en contacto con nosotros. Estamos encantados de poder optimizar los procesos en tu empresa.
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