Escáneres Canon para firma y digitalización de documentos

Situada en Barcelona, Finques Martell es una empresa familiar de gestión de comunidades de propietarios y alquiler de inmuebles que ha perdurado a lo largo de varias generaciones. Lluís Martell, su administrador, nos explica de qué forma Canon, a través de sus dispositivos, ha contribuido a agilizar el sistema de trabajo de la empresa.

¿Cuáles eran vuestros desafíos como empresa?

«Queríamos encontrar una forma más fluida y organizada de trabajar con documentación autorizada, ya que trabajamos realizando pagos por cuenta de terceros (en este caso, comunidades), de modo que cuando se genera una factura o un presupuesto, se precisa que ese tipo de documentos sea autorizado para efectuar el pago correspondiente.»

¿Qué dispositivos Canon empleasteis para superar este desafío?

«Entre los escáneres podemos mencionar el Topaz (tableta de captura de firma), que nos ha permitido disponer del documento firmado por el cliente en nuestras oficinas.

Los escáneres para administradores de fincas también nos han permitido agrupar diferentes documentos y, así, luego ser firmados formando una sola unidad. De este modo, cada vez que se genera una serie de documentos (presupuesto, petición de pago, facturas, etc.) los unimos en un solo paquete, en lugar de guardar un documento separadamente.

Con el producto Kofax, los diferentes documentos escaneados y digitales se fusionan fácilmente en un solo archivo que luego se puede firmar fácilmente por medio de una tablet. De esta forma no hace falta imprimir nada y a la vez se puede firmar en el presencia del gestor y/o el cliente. El contacto personal es importante, porque no todos los presidentes de comunidades tienen correo electrónico, por lo que a veces es complicado enviarles documentos electrónicos para su firma.»

¿Cómo conocisteis los dispositivos de Canon?

«Tuvimos la oportunidad de hablar con su equipo para plantearle algunas inquietudes y nos orientaron sobre la manera de enlazar nuestro sistema de trabajo con los dispositivos adecuados para lograr los resultados que deseábamos.»

¿Cómo ha sido vuestra experiencia trabajando con los productos de Canon?

«Nos sentimos muy satisfechos, ya que ahora toda la documentación que deseamos encontrar la hallamos tan solo con un clic, por lo tanto, nos ahorramos mucho tiempo. También hemos podido lograr otro objetivo, que es prescindir del papel y su posterior archivo físico.»