7 tesoros desconocidos de Microsoft Office 365 para tu empresa

Al elegir un plan de Office 365 con Canon Business Center Barcelona 22@, tu empresa disfrutará de varios servicios adicionales: un dominio, nuestra asistencia experta en la migración/configuración, condiciones económicas y el tiempo de actividad garantizado.

El paquete de Office 365 es mucho más que Outlook, Word y Excel. En este artículo, nos centramos en 7 herramientas útiles, que harán avanzar enormemente tu negocio.

Pero, primero echamos un vistazo a la fórmula de suscripción, para ver cómo funciona.

Microsoft Office 365: ¿qué incluye la suscripción?

Con Office 365, Microsoft ha dado un gran paso adelante con software de Office. Ya no compras el paquete completo, sino que obtienes una suscripción que te da acceso a todo el software de productividad. Además, se amplió con numerosas herramientas que promueven la colaboración en línea.

• Acceso a todos los productos de Office: Word (procesador de textos), PowerPoint (presentaciones), Excel (hojas de cálculo), OneNote (organización de notas para proyectos), Outlook (correo y agenda), Publisher (diseño de documentos), Access (trabajando con bases de datos)
• Acceso en línea a través del navegador o instalación del software en varios dispositivos, según la suscripción
• Todos los documentos de forma centralizada en un espacio de almacenamiento de OneDrive de no menos de 1 TB, para que siempre los tengas donde sea que estés
• Siempre las últimas actualizaciones nuevas, ¡y las nuevas herramientas que se están desarrollando y que se irán agregando automáticamente!

7 aplicaciones adicionales de Office 365 que queremos destacar

Hay otras 7 características incluidas en el plan de Office 365 que probablemente no conozcas (todavía). Te las explicamos a continuación.

1. Intercambio en línea: mucho más que sincronización

Con Office365 tienes acceso a Exchange en línea. De este modo, no solo tus correos se sincronizan en todos los dispositivos, sino también tus tareas, tu libreta de direcciones y tus listas de tareas pendientes.

• El intercambio en línea, sin embargo, ofrece mucho más:
  Flexibilidad híbrida: las empresas medianas y grandes que trabajan con su propio servidor de Exchange local pueden mantener parte de sus buzones en su propio servidor y cambiar otros buzones a Exchange Online. Esto no solo es ideal para realizar una migración paso a paso a Exchange Online, sino que puedes mantener este sistema para aliviar la carga de trabajo de tu propio servidor de Exchange.
• Inicio de sesión único: si el buzón está en tu propio servidor o en Exchange Online, el usuario tiene la misma autenticación. Lo que facilita el trabajo de crear cuentas y cancelarlas cuando un empleado se va.
• Ampliando límites: tu buzón tiene 50 GB de tamaño, ¡e incluso puedes enviar correos electrónicos de 150 MB!
• Office 365 Groups: los grupos dentro de tu organización pueden tener un buzón compartido, lo cual es útil para trabajar juntos en línea, en un entorno seguro.

2. Reservas de Microsoft: tus clientes pueden agendar una visita contigo

Las PYMES como peluqueros, esteticistas, empresas de servicios, etc. pueden ahorrar mucho tiempo con Microsoft Bookings. Esta app permite a los clientes crear una cita con uno de tus empleados. No más llamadas telefónicas que requieren mucho tiempo, por lo que debes interrumpir el trabajo: el cliente programa su cita a través de la página de reserva.

La herramienta consta de tres partes:

• El cliente programa su cita en la página de reserva, que puede estar en tu página de Facebook o en tu web.
• Creas un conjunto de páginas donde realizas un seguimiento de las preferencias de tus clientes, una lista de empleados y sus horas de trabajo, los servicios entre los que el cliente puede elegir y cuáles son esos costes, tus horarios de apertura, etc.
• En la aplicación móvil, puedes ver todas las reservas e información de contacto de tus clientes, y también puedes hacer reservas tú mismo manualmente si tu cliente elige pasar su cita por teléfono.

¡De esta manera no tienes que interrumpir constantemente el trabajo para contestar el teléfono o responder a correos electrónicos! La automatización de procesos es clave en la transformación digital y nos permite aumentar la eficiencia.

3. Mejora las relaciones con tus clientes en Outlook Customer Manager

Para cualquier empresa es muy importante mantener una buena relación y comunicación con los clientes. Tu programa de correo de Outlook es una base perfecta para eso, porque allí es donde se lleva a cabo la mayoría de las comunicaciones. Con el software adicional de Outlook Customer Manager, puedes ver qué correos electrónicos has intercambiado con un cliente específico, qué tareas están vinculadas a él y hasta qué punto han sido seguidos. De esta manera te ayuda a hacer un seguimiento de las relaciones y comunicaciones con tus clientes.

• Recopila información y tareas de correos electrónicos, invitaciones a reuniones, historial de conversaciones, hojas de cálculo de Excel, notas escritas a mano y más.
• Los datos de reuniones, llamadas telefónicas, notas, archivos, tareas y ofertas se organizan automáticamente en una línea de tiempo junto a la bandeja de entrada.
• Recibe recordatorios de los artículos a seguir o de citas y compromisos con tus clientes/proveedores.
• Ver ofertas por fase, fecha de cierre, prioridad e importe.
• Se genera automáticamente una lista de prioridades con los clientes y ofertas más importantes.

Esta herramienta simplemente se incluye en tu programa Outlook y no hace falta que aprendas un nuevo software. Funciona automáticamente con datos de tus correos y calendario de Outlook, con Skype for Business y Office Graph.

4. PowerApps: usa el poder de tus datos de Office 365

Los empleados a menudo tienen que anotar in situ los datos del trabajo que realizan (un control de un vehículo, por ejemplo). En lugar de anotar esos datos en papel e ingresarlos a los sistemas más tarde en la oficina, una aplicación en un teléfono inteligente o tableta es mucho más conveniente. Pero tener una aplicación desarrollada por un profesional externo cuesta tiempo, dedicación y dinero.

Con PowerApps puedes crear las aplicaciones para dispositivos móviles y tabletas que necesitas, sin tener que escribir ningún código. Tus empleados pueden comenzar a trabajar con las aplicaciones desde cualquier lugar e ingresar sus datos in situ.

• Trabaja con fluidez con el sistema «apuntar y hacer clic».
• Crea una PowerApp desde cero o elige una plantilla.
• A través de «conectores» puedes vincular los datos directamente a otras aplicaciones como Dynamics 365, Dropbox, Salesforce, Slack etc.

Un ejemplo simple: diseña un formulario en el apartado ‘Formularios’ en el que tus empleados toman nota durante reuniones o visitas. Convierte este formulario con PowerApps en una aplicación para la tableta con la que trabajan, y todos los datos terminan en el programa Office vinculado.

5. Colaborar en línea con Teams, Yammer y Planner

Dado que tú y tus empleados siempre y en todas partes tenéis acceso a vuestros propios documentos compartidos en la nube, ahora puedes colaborar de una forma aún más ágil. Para facilitar esta colaboración, Office 365 contiene varias herramientas de colaboración en línea. Las más conocidas son:

Teams:
Una herramienta basada en un chat para trabajar con colegas en un proyecto.

• Compartir documentos
• Chatear con tu equipo
• Seguir las conversaciones en torno a un proyecto para seguir el progreso y obtener ideas.
• Comenzar una reunión de equipos, etc.

Yammer:
Una red social para la comunicación privada dentro de las organizaciones. Puedes comparar su funcionamiento con el de Facebook, con la diferencia de que el acceso está limitado a las direcciones de correo electrónico aprobadas. Los datos de tu empresa están protegidos!

• Discovery feed: sigue lo que sucede en tu empresa, inspírate con el conocimiento de los demás.
• Bandeja de entrada: recibe mensajes y dales prioridad
• Grupos: sigue grupos, regístrate con comunidades para obtener ideas
• Conversaciones: seguir, dar me gusta, responder y compartir publicaciones. Con @mentions involucras a alguien en una conversación.

Microsoft Planner:
Organiza el trabajo en equipo a la perfección.

• Formar un equipo para trabajar en un proyecto.
• Determinar quién tiene que hacer qué, dentro de qué período
• Seguir el progreso del proyecto: cada proyecto tiene su propio planning
• Haz clic y arrastra para cambiar quién debe realizar la tarea
• Con Mis Tareas puedes ver lo que debes hacer tú mismo

Lo especial de estas herramientas es que trabajas con una sola identidad para todos los componentes. Y además las diferentes apps funcionan juntas, a través de una interfaz segura.

6. Staffhub: la herramienta de recursos humanos que te quita mucho trabajo

StaffHub es un planificador de tareas orientado a los departamentos y profesionales de recursos humanos con énfasis en los horarios y turnos de trabajo, destinado a los empleados de primera línea en el comercio minorista y servicios, y menos para los trabajadores del conocimiento para los que están destinadas las herramientas de colaboración.

• Planifica el horario de tus empleados en función de sus roles o tareas
• Tu empleado recibirá de inmediato una visión general de su jornada laboral hoy, mañana y las semanas siguientes
• ¿Cambios inesperados de planes de unos de tus empleados? A través de la aplicación, puedes pedirle a un compañero que se haga cargo del turno, después de lo cual la aplicación le pide al responsable de Recursos Humanos que apruebe el intercambio.
• Los empleados pueden comunicarse fácilmente entre sí, en grupos o en privado.

Nota: a partir de octubre de 2019, esta herramienta se convierte en parte de Teams, bajo el nombre de Home (los empleados pueden iniciar / cerrar sesión de su turno o pausa) y Shifts (los gerentes de recursos humanos crean, actualizan y distribuyen horarios de trabajo, procesan solicitudes de licencia etc.).

7. Reuniones en línea: ¡adiós a los atascos!

¿Alguna vez has pensado en el hecho de que tus empleados pierden horas en atascos, viajes a reuniones o simplemente viajes a su lugar de trabajo habitual? El teletrabajo es una solución. Pero, reunirse con compañeros, clientes y proveedores sigue siendo una necesidad.

Las reuniones en línea son la respuesta.

• Tener una conversación cara a cara en video HD, con una o 250 personas. Se muestra la foto y el cargo de la persona que habla, así todos los asistentes saben quién es quién
• Usa una pizarra, una encuesta o un Q&A para elaborar ideas.
• Trabajar juntos en un documento en una reunión en tiempo real
• Con la aplicación Teams para Android, iOS, Windows y MacOS, también puedes asistir a una reunión mientras estás de viaje.
• Sube fotos o transmite videos que otros puedan ver de inmediato.
• Graba una reunión: aquellos que no pudieron participar pueden verla más tarde.

¿Por qué elegir Office 365 de Canon Barcelona 22@?

Los chats se guardan en tu dispositivo, para que los participantes también puedan consultarlos de nuevo, después de la reunión.

Los paquetes de Office 365 de Canon Barcelona 22@ te ofrecen todas las herramientas comentadas y las estándar de Office (Word, Excel, Powerpoint etc.), pero además agrega la asistencia personal y el servicio de nuestros expertos. Te ayudamos con la instalación, la migración, la implantación y cualquier otra consulta que puedas tener. ¡De esta manera, realmente aprovecharas al máximo el software y tu negocio obtendrá un verdadero impulso a nivel de eficiencia y colaboración.

Te ofrecemos estos beneficios adicionales con una suscripción de Office 365 de Canon Business Center Barcelona 22@:

• Nombre de dominio: crea tantas direcciones de correo electrónico como desees en tu dominio, como ventas@nombredominio.es, joan@nombredominio.es, etc.
• Soporte por correo electrónico y un número de teléfono gratuito: nuestros expertos te ayudarán con la implementación y dudas posteriores.
• Asistente de configuración ponte en contacto con nosotros si tienes problemas para configurar tu Office 365 en tus dispositivos, incluido tu teléfono inteligente
• Servicio de eliminación: si ya tienes un buzón de Exchange u Office, lo transferiremos a nuestros servidores

¿No estás seguro/a de qué plan es el más adecuado para tu empresa? ¡Nuestros expertos te ayudan con asesoramiento personalizado!