Escaneo avanzado: retos, soluciones y ventajas
Los ejemplo de arriba son cuatro datos diferentes sobre información y documentos que tienen una cosa muy clara en común; muestran la importancia de una buena gestión de la digitalización de documentos y lo que ocurre con ese documento después de escanearlo.
Otras tendencias de escaneo
- Más escaneado a través de móvil (Smartphone o Tablet)
- Aumentar la seguridad de los documentos digitales
- Aumentar la captura de datos de documentos escaneados
- Reducir el uso del papel para ser más sostenible
- Gestión integral de los documentos escaneados
- Escaneado de documentos en cualquier lugar, p.e. en el tren o en casa de un cliente
- Escanear a la nube, p.e. aplicaciones Evernote, Google Drive, Sharepoint o Dropbox
- La integración del escaneo con procesos y sistemas de negocios
Nuestra misión es mejorar su negocio, y también lo es mejorar sus documentos (físicos y digitales). Por eso, ayudamos a nuestros clientes a mejorar todo el proceso que pueda tener un documento en su empresa; desde la creación, la impresión, la digitalización, hasta la gestión.
Un ejemplo de un proceso completo de un documento en una empresa podría ser;
- Llega una factura de un proveedor por e-mail
- El contable imprime la factura
- Se contabiliza la factura y se genera un nº de apunte
- A la factura se le pone un código de barras correspondiente al nº de factura
- Se guarda la factura en una bandeja
- Al final del día/de la semana/del mes se escanean todas las facturas con un escáner rápido
- Se leen con un software OCR los datos del código de barra, p.e. nº de factura y nº de apunte
- La factura, con sus datos de índice, se guarda en modo digital en el software de gestión documental
- Hay un enlace automático entre ERP y gestión documental para poder visualizar la factura con una combinación d teclado
- La factura física se guarda en una carpeta
Este proceso le ahorra tiempo, aumenta su productividad y disminuye la posibilidad de errores anuales, dado que la tecnología trabaja para usted.
Una herramienta clave en el ciclo de los documentos en su empresa, son los escáneres.
Retos de escaneo
Seguramente en su empresa ya se está escaneando una gran variedad de documentos de diferentes fuentes, diferentes tamaños y diferentes formatos. Y la tendencia es que cada vez se escanea más. Algunas de las situaciones de escaneo con los que nos encontramos:
- La calidad de la imagen escaneada es regular
- Documentos mal archivados después del escaneo
- Sólo se puede escanear a una carpeta
- Hay varias versiones de un mismo documento sin control
- No se puede extraer datos de documentos automáticamente; hay que hacerlo a mano
- Hay que levantarse y/o hacer cola en el equipo multifunción cada vez que se escanea
- No se encuentran los documentos, porque se han escaneado como imágenes en vez de documentos (PDF)
- La imposibilidad de acceder a distancia a los documentos archivados
- Garantizar que los documentos son compatibles con las tecnologías del futuro.
Existe la posibilidad de escanear los documentos e imágenes con su impresora multifunción de Canon, pero para un resultado de escaneo óptimo se recomienda usar una solución de escaneo dedicada. Detallamos la solución y sus ventajas a continuación.
La solución
Escáner Canon
Convierta sus retos en beneficios, con las soluciones de escaneo de Canon. Disponemos de varias gamas de escáneres, escánere portátiles, escáneres sobremesa (USB o en red), escáneres de producción (A4 y A3) y escáneres de cheques (con o sin sensor UV)
Para hacer que el escáner sea lo más productivo posible para su empresa, se incluye un software de escaneo gratis, completo y fácil.
CaptureOnTouch – El software de escaneo rápido, fiable e intuitivo de Canon
Con la sencilla interfaz de CaptureOnTouch puede escanear fácilmente documentos en papel para convertirlos a archivos digitales y guardarlos o enviarlos a varios destinos, entre ellos a la nube. Crea archivos PDF con función de búsqueda mediante su tecnología OCR incorporada.
Algunos de los modelos tienen el software eCopy PDF Pro de serie:
eCopy PDF Pro – Editor de PDF avanzado
Una aplicación potente y fácil de utilizar para ver, crear, editar y convertir los archivos PDF. eCopy ofrece múltiples funcionalidades de marcas, anotaciones y edición, entre las que se encuentra la creación de formularios con reconocimiento automático de campos. Se incluye una amplia gama de herramientas para la seguridad y las firmas de los documentos.
Ventajas del escaneo avanzado
Las soluciones de escaneo de Canon le proponen las siguientes ventajas para su negocio:
- Aumentar la productividad – tenga siemptre un escáner y rápido a mano para ser más productivo y perder menos tiempo en la gestión de documentos
- Reducir el tiempo de espera del escaneo – la rapidez de los escáneres reduce su tiempo de espera para que trabaje de una forma más eficaz
- Mejora en la imagen de su empresa – unos documentos digitales (escaneados) de alta calidad, mejorarán la imagen de su empresa ante los clientes
- Evitar errores manuales – evite errores manuales gracias a la automatización de procesos en su empresa
- Fácil operación – gracias a los paneles de control y el software CaptureOnTouch, los escáneres de Canon son fáciles de operar sin necesidad de formación
- Disponibilidad – el escáner de sobremesa o escáner portátil estará siempre disponible, versus el escáner de una multifunción que usan varias personas
- Doble cara – casi todos nuestros escáneres tienen función automática a doble cara de una pasada, lo que le ahorra tiempo
- Salida del archivo – los escáneres Canon le permiten escanear a un gran variedad de sitios, p.e. una carpeta, a un correo electrónico, a USB, a FTP, a SharePoint, a Evernote, a Google Drive o a la gestión documental de Therefore.
- Espacio físico – un escáner portátil o sobremesa ocupa poco espacio
- Escanear en PDF/A – para el guardado a largo plazo de documentos electrónicos