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La captura inteligente de datos: de reto a solución

Publicado el 30 Ene a las 12:46
En Canon nos encantan los documentos y la información. Pero, aunque son vitales para la empresa, en muchos casos también nos presentan retos. Lo más importante de todo para poder superarlos, es que, cuando llega información a la empresa, es necesario que se capture de forma adecuada, se procese de manera eficaz y sea introducido correctamente a tus sistemas.

Las formas más comunes de entrada de información a una empresa son: en papel, por mail, por archivo digital (Word, PDF, Excel etc.) o por fax. Para optimizar los procesos internos y así mejorar tu negocio, es importante un buen flujo de datos. Los pasos automatizados de una captura inteligente de datos, son:

1. Entrada

2. Clasificación

3. Reconocimiento

4. Extracción de datos

5. Validación

6. Exportación/compartir/almacenar

7. Monitorización y control

Retos de negocio

Con la gran cantidad de documentos con la que trabajan las empresas, vienen también los retos relacionados:

  • ¿Son manuales tus procesos de captura de datos y flujo de trabajo?
  • ¿Te cuesta mucho tiempo encontrar y obtener información desde sistemas y lugares de almacenamiento?
  • ¿Gestionas manualmente tus facturas y albaranes?
  • ¿Se gasta mucho tiempo en tu empresa haciendo acciones manuales que se podrían automatizar?
  • ¿Se cometen errores manuales al extraer datos, guardar documentos y procesar documentos?

El enfoque de Canon

Si los retos mencionados te suenan familiares, en Canon Business Center Barcelona 22@ te podemos ayudar. Paso uno es entender cuáles son los procesos y flujos de información y documentos en tu empresa. Luego los analizamos para poder determinar cómo optimizar los mismos, ya sea con hardware (impresoras multifunción, escáneres etc.) o con software. El objetivo final es: ganar tiempo, ahorrar gastos a largo plazo y trabajar de forma más eficaz.

Nuestras soluciones

Ofrecemos tecnología inteligente de captura de datos, como p.e. la captación y el procesamiento de datos a través del escaneo OCR (reconocimiento óptico de caracteres) por código de barras. Y a nivel de equipos, ofrecemos escáneres avanzados con paquetes de software que mejoran la precisión y la velocidad de la captura de datos.

Por otra parte, ofrecemos gestión documental, con la cual nos aseguramos de que, una vez capturada y procesada la información, se guarda correctamente. Además, esta gestión documental ofrece más seguridad, aumenta la colaboración y tiene una opción de búsqueda inteligente, que te ahorrará tiempo.

Las ventajas para tu empresa

  • Ingresos más rápidos, gastos operativos más bajos. Elimina la lentitud y los gastos del proceso al extraer y comprender automáticamente el contenido de documentos de cualquier canal, en cualquier formato.
  • Decisiones y acciones rápidas. Al procesar con más precisión y velocidad los datos (¡menos margen de error!) y al tenerlos siempre disponibles, puedes tomar decisiones más inteligentes, ser pro-activo y mejorar la fidelización de tus clientes.
  • Control, previsibilidad y cumplimiento. Obtener gestión e informes completos de los flujos y procesos, para optimizar los resultados y garantizar el cumplimiento de calidad y seguridad.
  • Fomenta la colaboración. Al tener los documentos y datos guardados en un sitio central con control de versiones y permisos de usuario, los trabajadores pueden compartir y colaborar fácilmente para ser más productivo.