Procesar y gestionar documentos de forma eficaz es la clave para ahorrar tiempo
Publicado el 17 Ene a las 15:34
Este dato lo dice todo acerca de la importancia de procesar y gestionar documentos: «Los empleados de las oficinas utilizan hasta ocho horas de su jornada semanal en la búsqueda de documentos, lo cual representa una pérdida de dinero y tiempo para la empresa.»
Tu empresa recibe diariamente documentos de una variedad de canales y en múltiples formatos. Estos documentos son importantes y hasta pueden tener información crucial para tu empresa. Por tanto, es vital que se procesen y gestionen de forma correcta, para tener así más éxito empresarial.
A continuación te presentamos unos retos relacionados con la gestión y el procesamiento de documentos, que puedan tener las empresas, varias soluciones que convierten estos retos en soluciones y sus ventajas:
Retos de las empresas
- Procesar documentos cuesta mucho tiempo/dinero
- Es difícil tener un control completo sobre los gastos de impresión y manipulado de documentos
- Es complicado extraer información de los documentos de forma automática
- Los documentos ocupan mucha memoria
- Es laborioso digitalizar un historial de documentos
- Integrar nuevo software en sistemas actuales es complicado
- Documentos mal archivados no se pueden encontrar, por falta de indexación/OCR
- Hay varias versiones de un mismo documento sin control
- Al procesar documentos manualmente, se cometen errores
- Documentos físicos y armarios ocupan mucho espacio
- Perder facturas o no saber dónde están, es fatal para la productividad
- Es complicado seguir la GDPR y las normas de seguridad
- Garantizar que los documentos son compatibles con las tecnologías del futuro
- La imposibilidad de acceder a distancia a los documentos archivados
Soluciones
- La gestión documental
- La gestión de impresión
- Soluciones de escaneo avanzado
- Hipercompresión y edición fácil de documentos
- Software de procesamiento rápido de facturas y albaranes
- Automatización de conversión de ficheros
- Solución de extracción automática de datos
Ventajas
- Aumento en la productividad
- Ahorro de tiempo
- Ahorro de gastos (directos y ocultos)
- Liberar espacio físico
- Evitar errores manuales
- Procesos fáciles = trabajadores más contentos
- Seguridad de documentos e información
- Cumplir con la legislación
Para cualquier consulta o duda que tengas relacionada con los documentos y los procesos de tu empresa, puedes ponerte en contacto con nosotros. Estamos encantados de poder optimizar los procesos en tu empresa.