Procesar y gestionar documentos de forma eficaz es la clave para ahorrar tiempo

Publicado el 17 Ene a las 15:34
Este dato lo dice todo acerca de la importancia de procesar y gestionar documentos: «Los empleados de las oficinas utilizan hasta ocho horas de su jornada semanal en la búsqueda de documentos, lo cual representa una pérdida de dinero y tiempo para la empresa.»

Tu empresa recibe diariamente documentos de una variedad de canales y en múltiples formatos. Estos documentos son importantes y hasta pueden tener información crucial para tu empresa. Por tanto, es vital que se procesen y gestionen de forma correcta, para tener así más éxito empresarial.

A continuación te presentamos unos retos relacionados con la gestión y el procesamiento de documentos, que puedan tener las empresas, varias soluciones que convierten estos retos en soluciones y sus ventajas:

Retos de las empresas

  • Procesar documentos cuesta mucho tiempo/dinero
  • Es difícil tener un control completo sobre los gastos de impresión y manipulado de documentos
  • Es complicado extraer información de los documentos de forma automática
  • Los documentos ocupan mucha memoria
  • Es laborioso digitalizar un historial de documentos
  • Integrar nuevo software en sistemas actuales es complicado
  • Documentos mal archivados no se pueden encontrar, por falta de indexación/OCR
  • Hay varias versiones de un mismo documento sin control
  • Al procesar documentos manualmente, se cometen errores
  • Documentos físicos y armarios ocupan mucho espacio
  • Perder facturas o no saber dónde están, es fatal para la productividad
  • Es complicado seguir la GDPR y las normas de seguridad
  • Garantizar que los documentos son compatibles con las tecnologías del futuro
  • La imposibilidad de acceder a distancia a los documentos archivados

Soluciones

  • La gestión documental
  • La gestión de impresión
  • Soluciones de escaneo avanzado
  • Hipercompresión y edición fácil de documentos
  • Software de procesamiento rápido de facturas y albaranes
  • Automatización de conversión de ficheros
  • Solución de extracción automática de datos

Ventajas

  • Aumento en la productividad
  • Ahorro de tiempo
  • Ahorro de gastos (directos y ocultos)
  • Liberar espacio físico
  • Evitar errores manuales
  • Procesos fáciles = trabajadores más contentos
  • Seguridad de documentos e información
  • Cumplir con la legislación

Para cualquier consulta o duda que tengas relacionada con los documentos y los procesos de tu empresa, puedes ponerte en contacto con nosotros. Estamos encantados de poder optimizar los procesos en tu empresa.