3 simples pasos para mejorar la eficiencia en tu lugar de trabajo
Hay muchas áreas en las que las empresas pueden volverse más eficientes, que son específicas de la industria en la que están. Sin embargo, existen unas pautas para mejorar la eficiencia que son relevantes para todo tipo de empresa.
Poder capturar datos de manera efectiva, ser coherente en la forma de comunicar con los clientes y gestionar los flujos de trabajo de una manera correcta, son igual de importantes para una farmacéutica que para un bufete de abogados.
A continuación te presentamos tres maneras sencillas para poder aumentar la eficiencia en un lugar de trabajo, independientemente del sector en el que opera.
1. Captura de datos inteligente
En la era digital, los datos ayudan a las empresas a tomar decisiones más inteligentes y precisas. Sin embargo, a menudo se pierde información vital porque las empresas se sienten abrumadas por el volumen de datos en papel y más aún si luego lo tienen que archivar en formato digital.
Las soluciones inteligentes de captura de datos permiten a las empresas reducir la carga de trabajo al digitalizar la información en el momento en el que entre al negocio. Los documentos en papel se pueden escanear y convertir en documentos de texto buscable, los archivos electrónicos y los procesos de captura de datos se pueden completar usando teléfonos inteligentes y tablets en lugar de utilizar formularios impresos. Una vez capturada, la información electrónica puede procesarse automáticamente sin la necesidad de ingresar datos manualmente. Todo esto mejora la velocidad, la precisión y la eficiencia.
2. Comunicación digital con tu cliente
Hoy en día la comunicación con el cliente es omnicanal. Ya sea una factura en papel, un correo electrónico de marketing, una confirmación de pedido en un portal web o un recordatorio de texto SMS; las empresas y los profesionales usan una multitud de canales para comunicar con sus clientes (potenciales).
Los clientes esperan la misma experiencia; quieren poder comunicar en cualquier lugar y a través del canal que ellos desean. Esto significa que el posicionamiento de la marca, el tono de voz y la facilidad de uso, ahora son más importantes que nunca. Al digitalizar y automatizar todas las formas de comunicación, las organizaciones pueden ofrecer una experiencia constante al cliente de manera rápida y eficiente. La utilización del canal de comunicación digital adecuado en función de las preferencias del cliente no solo ofrece una experiencia positiva para el cliente, sino que también reduce los gastos al mover las comunicaciones en papel a canales digitales y mejora la eficiencia comercial.
3. Gestión de documentos
Un buen flujo de información dentro de una empresa es fundamental para su éxito.
Poder distribuir documentos de manera segura y eficaz puede ser un reto. Los sistemas de gestión documental proporcionan la base para la automatización de procesos (y la eliminación de papel). Una vez que la información se capta y se almacena en un sistema de gestión de documentos, puede ser consultado, enviado o compartido en el momento adecuado, independientemente del lugar o del dispositivo. Esto impulsa y agiliza la toma de decisiones comerciales. Los sistemas de gestión de documentos respaldan la automatización de los procesos basados en papel desde los correos hasta las facturas por pagar y la incorporación de nuevos empleados en el departamento de recursos humanos.
Estamos muy lejos de la oficina sin papel, y siempre tendremos que producir y procesar documentos en papel. Sin embargo, minimizar el uso de documentos en papel dentro de los procesos empresariales y mover/procesar la información digitalmente, puede ayudar a cualquier organización a ahorrar tiempo, espacio y dinero, y aumentar la eficiencia y productividad.